Oprogramowanie Comarch – przegląd dostępnych systemów i ich funkcji
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością przetwarzania wielu rodzajów informacji. Dane dotyczące zamówień, płatności, dostaw i rozliczeń muszą być obowiązujące, a ich prawidłowość wpływa na codzienne decyzje. Gdy poszczególne działy korzystają z odrębnych narzędzi, te same informacje mogą być wprowadzane kilka razy, co zwiększa ryzyko pomyłek.
Jednym ze sposobności organizacji takich procesów jest zastosowanie zintegrowanych systemów informatycznych. Oprogramowanie Comarch obejmuje rozwiązania, które mogą służyć do obsługi wybranych zadań administracyjnych, handlowych i inwestycyjnych. Przy analizie ich użycia warto zacząć od ustalenia, gdzie powstają dane, kto odpowiada za ich aktualizację i w jakiej formie są przekazywane między pracownikami. Takie rozpoznanie daje możliwość określić, czy problem wynika z ograniczeń stosowanych narzędzi, czy raczej z przyjętego sposobu organizacji pracy.
W systemach zarządzania przedsiębiorstwem istotne znaczenie ma powiązanie informacji pochodzących z różnorakich obszarów działalności. Comarch ERP to grupa rozwiązań, których funkcje mogą obejmować sprzedaż, gospodarkę magazynową, księgowość, kadry albo procesy produkcyjne, zależnie od konkretnego produktu i konfiguracji. W praktyce ważne jest ustalenie, które dane mają być wspólne dla kilku działów. Na przykład zmiana warunków zlecenia może wymagać aktualizacji informacji stosowanych przez sprzedaż, magazyn i księgowość. O ile właściwie każdy obszar prowadzi własną ewidencję, uzgodnienie rozbieżności zajmuje dodatkowy czas. Integracja nie oznacza jednak, że wszystkie czynności odbywają się w sposób automatyczny. Część operacji wymaga zatwierdzenia przez uprawnionego pracownika, a zakres automatyzacji zależy od ustawień oraz powiązań między modułami. Przed wyborem rozwiązania powinno się też sprawdzić, czy obsługuje ono wykorzystywane formaty dokumentów, wymagane raporty i wymianę informacji z pozostałymi aplikacjami.
Przy zmianie systemu informatycznego dużym wyzwaniem bywa przeniesienie dotychczasowych danych. Wdrożenia Comarch mogą wymagać przygotowania kartotek produktów, list kontrahentów, cenników, sald i historii operacji. Nie wszystkie informacje muszą zostać przeniesione w takim samym zakresie. Decyzja zależy między innymi od potrzeb raportowych, obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji a także możliwości technicznych nowego środowiska. Przed migracją trzeba sprawdzić, czy dane nie zawierają duplikatów, pustych pól lub nieaktualnych oznaczeń. W przeciwnym wypadku wcześniejsze błędy mogą zostać przeniesione do nowego systemu i ujawnić się dopiero w trakcie wystawiania dokumentów albo przygotowywania zestawień. Następnym elementem są testy wykonywane na przykładach odpowiadających zwykłym zadaniom. Warto sprawdzić nie tylko i wyłącznie standardową sprzedaż czy przyjęcie towaru, lecz również korekty, zwroty, anulowanie dokumentów i nietypowe sytuacje rozliczeniowe. To właśnie na takich przypadkach na prawdę często widać, czy przyjęte ustawienia odpowiadają faktycznym zasadom działania przedsiębiorstwa.
Na sposób korzystania z systemu wpływają również kompetencje pracowników i podział odpowiedzialności. O ile kilka osób może podmieniać te same dane, potrzebne są jasne reguły określające, kto zatwierdza zmiany i w jaki sposób można sprawdzić ich historię. Znaczenie moraz implementację uprawnień do zakresu zadań, ponieważ dostęp do w zasadzie wszystkich funkcji nie jest konieczny zainteresowanym osobom użytkownikowi. W pierwszym okresie pracy z nowym rozstrzygnięciem mogą pojawiać się pytania dotyczące raportów, poprawiania dokumentów lub obsługi wyjątków od standardowej procedury. Dlatego przygotowanie instrukcji dla konkretnych stanowisk może być równie ważne jak samo szkolenie z obsługi kodu. Powinno się też uwzględnić późniejsze aktualizacje, zmiany przepisów i rozwój firmy. Rozbudowa magazynu, uruchomienie kolejnego kanału dystrybucji czy zmiana sposobu rozliczania produkcji mogą wymagać dopasowania wcześniejszych ustawień. Ocena działania systemu powinna więc obejmować nie tylko poprawność jego funkcji, ale także jakość wprowadzanych danych, czas wykonywania obowiązków i liczbę czynności, które wciąż należy realizować oprócz nim.
Zobacz: obsługa it firm łódź.
